No final do mês de julho a DGA iniciou o projeto “melhorias na cadeia de suprimentos”, que vai tratar nesse primeiro momento a dispensa de licitação. Já havia sido discutida a necessidade de se fazer essa revisão e obter maior entendimento do funcionamento do processo.
A fase atual do projeto compreende todo o processo de dispensa, desde o momento em que o solicitante verifica a necessidade de solicitar uma compra até a entrega do bem ou da execução do serviço. O modelo utilizado na elaboração desse trabalho consiste em quatro fases, sendo: entender (estudar os problemas, levantar questões), solucionar (propor soluções ao que foi encontrado), prototipar (construir o modelo proposto) e implementar.
Método
Foram adotadas estratégias diferentes das que já haviam sido usadas na DGA, uma delas foi a disponibilização de uma sala exclusiva para os funcionários trabalharem no projeto. São dez pessoas dedicadas, cinco delas atuando em tempo integral, além de dois funcionários da informática, já que o projeto pretende gerar melhorias nos sistemas. A equipe não tem um gerente funcional da DGA, o trabalho está sendo conduzido por servidores e pelo Escritório de Processos. A proposta é tentar discutir conceitos, estudar o envolvimento da legislação, repensar se os procedimentos atuais que foram criados no passado precisam continuar iguais.
O intuito é entender o funcionamento de cada área de compras da Universidade, sendo menor ou maior, e propor um modelo de organização que melhore o resultado e desempenho de suas estruturas. Para isso
estão sendo realizadas entrevistas com os diversos atores envolvidos nas solicitações. Dessa maneira, a equipe consegue enxergar o processo pela visão do usuário final.
O levantamento de dados foi estratificado por grupos, como por exemplo, faculdades e institutos, colégios técnicos, centros e núcleos e órgãos da reitoria. Além disso, a equipe está buscando referências em outras universidades e instituições, entre elas, Unifesp, Centro Paula Souza, IAC (Instituto Agronômico de Campinas), USP São Carlos e USP Piracicaba.
Etapas
Na semana do dia 20/08 foram iniciadas as entrevistas com solicitantes do processo de compra, como almoxarifados, funcionários da Reitoria, etc. Lucas Coutinho é um dos envolvidos integralmente no projeto e conta que estar deslocado da sua área para uma equipe específica tem sido diferente e trazido muito aprendizado, estar em contato com pessoas com perfis diferentes amplia a visão do processo.
“Cada dia é algo diferente que a gente tem que fazer, tem metodologias para estudar um problema, a gente aprende muita coisa nova” conta Lucas. Os membros da equipe ainda participarão de oficinas e brainstormings na etapa de soluções do projeto.
A previsão é que a fase da dispensa de licitação seja finalizada antes do feriado de 15 de novembro, com as soluções do processo implantadas e as funções de sistemas desenhadas, serão entregues também diagramas com indicadores, trazendo um retrato das compras na Universidade. O projeto completo de toda a cadeia de suprimentos será finalizado em meados de 2019.
Objetivos
Os resultados esperados com esse trabalho é trazer para a Universidade e para a comunidade mais transparência, agilidade e redução de custos do processo, onde os interessados possam acompanhar as compras que estão sendo ou foram realizadas. Também se pretende fortalecer a DGA como um órgão orientador que difunde conhecimento, para que seus clientes possam comprar de forma segura e dentro das normas jurídicas.
Veja também:
Ofício Circular DGA nº 20/2018
Visão de Futuro - Projeto Melhorias na Cadeia de Suprimentos