A Unicamp de Portas Abertas (link is external) acontece anualmente na Universidade e atrai estudantes de todo o Brasil que desejam conhecer mais de perto o campus, os cursos oferecidos e ter contato com alunos e professores. Tradicionalmente, a UPA sempre foi realizada entre os meses de setembro e outubro, mas, este ano, como proposta da reitoria atual, adiantou para maio, no dia 19. Um evento dessa magnitude, que reuniu cerca de 50 mil pessoas, requer um planejamento cuidadoso, que na DGA contou com a colaboração de funcionários da Coordenadoria, Zeladoria, Divisão de Suprimentos e da Diretoria de Serviços Complementares.
A primeira reunião com a Coordenadoria sobre a UPA aconteceu em dezembro de 2017. A princípio foi necessário fazer o levantamento dos serviços que deveriam ser contratados e itens para se comprar de acordo com as informações obtidas dos anos anteriores. Conforme foram tomadas as decisões, avaliadas as dificuldades e prazos, as solicitações eram encaminhadas. Os itens menores foram comprados nas semanas mais próximas ao evento, demandando grande empenho dos funcionários.
Participação
A Divisão de Suprimentos atendeu mais de 20 solicitações para contratar e comprar, entre outros, serviços de limpeza, vigilância e locação de som. Foram realizadas também compras como protetores solares e lanches para os monitores. As modalidades utilizadas nesses procedimentos foram Dispensa de Licitação e Adiantamento. Além disso, foram realizados dois pregões para licitar camisetas e tendas.
Segundo Pedro Luis da Silva, responsável pela Diretoria de Contratações Diretas, as Unidades da Unicamp recebem uma verba específica para a UPA, mas as maiores demandas são centralizadas na DGA, desde todos os banheiros químicos espalhados pelo campus, ônibus, até megafones. Ele ressalta que boa parte do trabalho é manter contato com fornecedores, para se certificar de que irão realizar as entregas e cumprir os prazos estipulados. “Esse evento requer uma atenção especial da equipe, devido à importância que tem para a Universidade”, ele esclarece.
A equipe da Zeladoria da DGA teve um importante trabalho de apoio operacional e logístico, antes e durante o evento junto à Comissão da UPA.
A Diretoria de Serviços Complementares por sua vez, contratou um seguro com cobertura sobre responsabilidade civil para promoção de evento aberto ao público.
Atuação no dia do evento
Funcionários da Coordenadoria, Zeladoria e da Divisão de Suprimentos vieram até a Unicamp e acompanharam a UPA durante todo o sábado para verificar se os serviços contratados estavam sendo prestados, ajudar na reposição de materiais de limpeza e outros itens de manutenção, participar da organização de mesas, cadeiras, banners e estar à disposição para negociar com fornecedores e comprar alguma coisa que fosse necessária de última hora. “Surgiu uma eventualidade que foi a aquisição de cem lanches a mais do que os que estavam lá para os monitores. A gente vem para esse tipo de situação, se precisar comprar alguma coisa a mais durante o evento”, relata Pedro Silva.