Passagens aéreas - Aquisição

EMISSÃO DA PASSAGEM

As passagens aéreas deverão ser adquiridas através da empresa contratada pela Unicamp.

O contrato em vigor foi assinado com a CERRADO VIAGENS EIRELLI EPP  (contrato 116/2021 – processo 01-P-4578/2021.

Ao receber a Requisição de Passagem Aérea o responsável por Compras da Unidade/órgão deverá verificar junto à CERRADO qual a alternativa de menor preço, solicitar o orçamento e confirmar a reserva.

Os contatos com a CERRADO poderão ser feitos através dos contatos como segue:

E-mail: cerrado@cerradoviagens.com.br

Contato(s): Sérgio / Tatiane / Wilson

Telefone: (61) 3202-4401
Celular / Whatsapp: (61) 98277-4401 - Urgência (Sérgio)

 

ABERTURA DE PROCESSOS DE AQUISIÇÃO

Os documentos decorrentes das aquisições de passagens aéreas deverão ser juntados em processos autuados como segue:

Um processo mensal para aquisições com recurso orçamentário, com o seguinte assunto:

CERRADO VIAGENS EIRELLI EPP - AQUISIÇÃO DE PASSAGEM AÉREA - CONTRATO 116/2021 – REFERENTE PROCESSO 01-P-4578/2021 – RECURSOS ORÇAMENTÁRIOS - MÊS__________________.

Um processo mensal para aquisições com recursos de Convênios, com o seguinte assunto:

CERRADO VIAGENS EIRELLI EPP  - EPP - AQUISIÇÃO DE PASSAGEM AÉREA - CONTRATO 116/2021 – REFERENTE PROCESSO 01-P-4578/2021 – RECURSOS DE CONVÊNIO - MÊS__________________.

Ao registrar a autuação no Sistema SIGAD, deverá ser registrado o parentesco com o processo da contratação da CERRADO VIAGENS EIRELLI- EPP, registrando-se o seu número (01-P-4578/2021) no campo Doc. Base (Exp./Proc. Já cadastrados).

 

INSERÇÃO DA SOLICITAÇÃO NO SISTEMA DE COMPRAS (SIAD – COMPRAS)

De posse da Requisição de Passagem Aérea e da reserva do bilhete ou dos custos referentes à alteração do bilhete, inserir a solicitação manual no sistema, conforme dados abaixo:

• Indicar o solicitante;
• No campo grupo, selecionar o grupo pertinente à solicitação;
• Preencher a justificativa quanto à necessidade da contratação;
• No campo “Categoria”, informar o número do contrato: 116/2021
• Na aba “Itens da Solicitação” selecionar o tipo de serviço (passagem nacional, internacional ou alteração de passagem aérea), conforme códigos abaixo:
  • Passagem Aérea Nacional - código 958607;
  • Passagem Aérea Internacional- código 958606;

  • Alteração de Passagem Aérea – código 963618;

• Inserir o quantitativo, bem como o valor do bilhete, conforme o destino (Nacional ou Internacional);
  • Para cada requisição de passagem aérea deverá ser acrescido ao valor do bilhete, uma taxa de transação, no valor de R$ 0,01;
  • Selecionar (), e no campo “Observações” indicar as informações do voo conforme modelo:

“Aquisição de passagem aérea para (nome do Passageiro)

IDA: (Dia/Mês), (Local de Saída) / (Local de Destino), (Companhia Aérea / Número do Voo), (Horário)   

VOLTA: (Dia/Mês), (Local de Saída) / (Local de Destino), (Companhia Aérea / Número do Voo), (Horário)

(Descrição do Evento)

Emitir bilhete para (e-mail do comprador responsável)

Este valor já está acrescido de R$ 0,01, como taxa de transação, conforme contrato nº 116/2021.

Obs.: Para alteração de bilhete, informar a qual AF de aquisição de passagem aérea se refere a nova AF gerada.

• Digitalizar a Requisição de Passagem Aérea e, se viagem internacional, a Autorização Prévia de Despesa e a Publicação do Afastamento do Servidor ou documento equivalente, bem como o escopo do evento a qual o passageiro irá participar, e anexar na aba “Anexos”, no botão “Incluir Anexo”.
• Por fim, preencher os demais campos necessários, salvar a solicitação, clicando no botão “Salvar”, e posteriormente finalizando-a no botão “Finalizar”.

 

IMPORTANTE: PARA SOLICITAÇÕES DE VIAGENS COM BAGAGEM DESPACHADA
Com base na Resolução ANAC nº 400/2016 de 13 de dezembro de 2016, sobre a determinação de cobrança de despacho de bagagem, fica estabelecido que se houver solicitação do interessado, mediante justificativa, os orçamentos de passagens nacionais solicitados à Cerrado Viagens, deverão constar o valor do despacho de bagagem.
Em complemento, para inserção da solicitação no SIAD-Compras, deverá constar no campo “Observação do Item”:
“Aquisição de passagem aérea para (nome do passageiro)
Ida: (dia/mês), (local de saída) / (local de destino), (companhia aérea/número do vôo), (horário)
Volta: (dia/mês), (local de saída) / (local de destino), (companhia aérea/número do vôo), (horário)
(Descrição do Evento)
Emitir bilhete para (e-mail do comprador responsável)
Este valor já está acrescido o valor de R$ 0,01, como taxa de transação, conforme contrato nº 116/2021.

Valor da bagagem já incluso no valor do bilhete.

 

EMISSÃO DA AF ATRAVÉS DO SISTEMA DE COMPRAS (SIAD – COMPRAS)

Após a devida Ordenação da solicitação do sistema, o comprador deverá emitir a Autorização de Fornecimento (AF), seguindo os seguintes passos:

• Realizar a pesquisa da solicitação conforme campos disponíveis;
• Selecionar a SEC e clicar no botão “Gerar AF”;
• Selecionar o botão () no campo “CPF/CNPJ” e preencher o número do processo mensal da Unidade no campo “Nr. Proc. Sec.”;
• Selecionar o botão () no campo “Condição Pagto” e preencher a condição de pagamento;
• Indicar no campo “Observação para AF gerada”, informações complementares pertinentes à contratação, se necessário;
• No campo “Nr. Contrato”, indicar o número 116/2021 e no campo “Tipo”, selecionar “Contrato”;
• Na aba “Itens da AF”, selecionar o botão () e preencher os dados da viagem conforme abaixo:

“Aquisição de passagem aérea para (nome do Passageiro

IDA: (Dia/Mês), (Local de Saída) / (Local de Destino), (Companhia Aérea / Número do Voo), (Horário)  

VOLTA: (Dia/Mês), (Local de Saída) / (Local de Destino), (Companhia Aérea / Número do Voo), (Horário)

(Descrição do Evento)

Emitir bilhete para (e-mail do comprador responsável)

Este valor já está acrescido de R$ 0,01, como taxa de transação, conforme contrato nº 116/2021.

• Preencher os demais campos necessários.
• Após conferência, clicar sobre o botão “Empenhar”, selecionar “AF e Empenhos” e imprimi-la.

 

OBS.: Para AF provenientes de solicitação com indicação de bagagem despachada, inserir o seguinte texto na “Observação do Item”:
“Pagamento de despacho de bagagem no valor de (informar o valor).

 

 

ENVIO DA AF E EMISSÃO DO BILHETE DE PASSAGEM

Após a assinatura, a Autorização de Fornecimento (AF) deverá ser enviada à CERRADO VIAGENS EIRELLI - EPP, através do e-mail cerrado@cerradoviagens.com.br, que fará a emissão e envio do bilhete eletrônico ao passageiro e ao comprador responsável.

É importante que o envio da AF, acima mencionada, seja realizado com pelo menos 1 hora de antecedência do prazo de emissão, constante da reserva do voo.

A data e horário do comprovante de envio, dirigido à CERRADO, deverá ser anterior ou igual à da emissão do bilhete eletrônico.

Obs: As Companhias aéreas somente garantem lugares e preços mediante reserva de bilhete. Cotações não garantem lugares na aeronave, tampouco valores de tarifa.

 

ALTERAÇÃO DE BILHETES

A partir de 03/05/2017, as alterações deverão ser realizadas exclusivamente pelo SIAD-Compras, por meio do item “Alteração de Passagem Aérea” no contrato 116/2021.

Primeiramente, deve-se gerar uma solicitação no SIAD-Compras, com o item “Alteração de Passagem Aérea”, preenchendo os campos necessários.

Após a devida Ordenação da solicitação do sistema, o comprador deverá emitir a Autorização de Fornecimento (AF), seguindo os seguintes passos:

• Realizar a pesquisa da solicitação conforme campos disponíveis;
• Selecionar a SEC e clicar no botão “Gerar AF”;
• Selecionar o botão (Cadastrar) no campo “CPF/CNPJ” e preencher o número do processo mensal da Unidade no campo “Nr. Proc. Sec.”;
• Selecionar o botão (Cadastrar) no campo “Condição Pagto” e preencher a condição de pagamento;
• Indicar no campo “Observação para AF gerada”, informações complementares pertinentes à contratação, se necessário;
• No campo “Nr. Contrato”, indicar o número 116/2021 e no campo “Tipo”, selecionar “Contrato”;
• Na aba “Itens da AF”, selecionar o botão (Cadastrar) e preencher os dados da alteração de passagem aérea, conforme abaixo:

“Alteração de passagem aérea referente a AF XXXXX/XXXX (Indicar o nº da AF que foi emitida para aquisição do bilhete)

Justificativa para a Alteração

(nome do Passageiro)

IDA: (Dia/Mês), (Local de Saída) / (Local de Destino), (Companhia Aérea / Número do Voo), (Horário) 

VOLTA: (Dia/Mês), (Local de Saída) / (Local de Destino), (Companhia Aérea / Número do Voo), (Horário)

(Descrição do Evento)

Emitir bilhete para (e-mail do comprador responsável)

Este valor já está acrescido de R$ 0,01, como taxa de transação, conforme contrato nº 116/2021.

• Preencher os demais campos necessários;
• Após conferência, clicar sobre o botão “Empenhar”, selecionar “AF e Empenhos” e imprimi-la;
• Encaminhar o documento conforme instruções de envio no item “Envio da AF e emissão do bilhete de passagem”.

 

PAGAMENTO DAS PASSAGENS

Conferência:

1. Documento fiscal hábil – Aquisição de passagem aérea + taxa de transação

A conferência das faturas de passagens aéreas deverá ser realizada mediante apresentação, pela contratada, de documentos comprobatórios que contenham os seguintes dados:

1. Número da requisição do bilhete de passagem aérea;
2. Data de Aquisição;
3. Data da Emissão;
4. Código da reserva;
5. Identificação do bilhete de passagem aérea (nº, companhia aérea e o itinerário);
6. Nome do passageiro;
7. Valor da tarifa cheia, promocional ou reduzida do bilhete de passagem aérea;
8. Valor da tarifa efetivamente paga;
9. Valor bruto da fatura;
10. Valor da taxa de embarque;
11. impostos incidentes;
12. Tour Code (se utilizado- acordo promocional com empresa aérea);
13. Valor de eventual comissão concedida pela companhia aérea à agência;
14. Valor líquido da fatura
15. Valor do FEE / Transação;

Ainda, conforme subitem 5.2.1 do Anexo III do Edital (Minuta de Contrato), às notas fiscais/faturas, deverão ser anexados os comprovantes de emissão ou bilhete de passagem aérea emitida, com a respectiva cópia da requisição, bem como cópia da fatura emitida pela companhia aérea.

No que tange a conferência dos serviços de agenciamento deverão relacionar os serviços compreendidos no período mensal a que se referem. Para verificação deverá ser adotado os critérios relacionados abaixo.

Será considerada 01 (uma) taxa de agenciamento os seguintes serviços:

1. Emissão, reemissão (alteração/remarcação) e cancelamento de passagens aéreas efetuadas no sistema ou, se não disponível o sistema, via telefone e ou e-mail, pela mesma Companhia aérea (mesmo CNPJ), independentemente da(s) rota(s) ou destino(s) quando o bilhete aérea for de ida e volta;
2. Emissão, reemissão (alteração/remarcação) e cancelamento de passagens aéreas efetuadas no sistema ou, se não disponível o sistema, via telefone e ou e-mail, independentemente da(s) rota(s) ou destino(s), quando o bilhete for somente de  ida;
3. Emissão, remissão (alteração/remarcação) e cancelamento de passagens aéreas efetuadas no sistema ou, se não disponível o sistema, via telefone e ou e-mail, independentemente da(s) rota(s) ou destino(s), quando o bilhete for somente de volta, ainda que o bilhete de ida tenho sido emitido.

OBS.: Para efeito de medição do serviço, será considerada uma única taxa de transação para viagem de ida e volta realizada pela mesma empresa aérea, ou seja, mesmo CNPJ. Caso ida e volta sejam realizadas por empresas aéreas diferentes, CNPJ(s) distintos, serão consideradas duas taxas de transação.

 

2. Envio para pagamento

A unidade deverá encaminhar o processo para liquidação com o formulário de Autorização para Liquidação de Despesa, para providências quanto ao pagamento.

 

CANCELAMENTO DE PASSAGEM AÉREA

Comunicar imediatamente a empresa CERRADO através do e-mail cerrado@cerradoviagens.com.br.

Em caso de atendimento fora do expediente, encaminhar para os contatos de atendimento do plantão.

Enviar documentação pertinente através de processo de reembolso, item “Reembolso de passagem cancelada” à DGA/Divisão de Suprimentos de Serviços e Obras/ Pequenos Serviços para que a mesma possa solicitar o reembolso à empresa.

 

REEMBOLSO DE PASSAGEM CANCELADA

A Unidade/Órgão deverá autuar um processo anual de reembolso para cada recurso, com o seguinte assunto:

• REEMBOLSO DE PASSAGENS AÉREAS DA EMPRESA CERRADO VIAGENS EIRELLI - EPP - CONTRATO 116/2021 – REFERENTE PROCESSO 01-P-4578/2021 – RECURSO ORÇAMENTÁRIO – EXERCÍCIO ______
• REEMBOLSO DE PASSAGENS AÉREAS DA EMPRESA CERRADO VIAGENS EIRELLI - EPP - CONTRATO 116/2021 – REFERENTE PROCESSO 01-P-4578/2021 – RECURSO DE CONVÊNIO – EXERCÍCIO ______

O processo deverá conter os seguintes documentos:

• Cópia do bilhete emitido;
• Cópia da AF, da NE ou NEO;
• A justificativa do cancelamento do bilhete;
• Nos casos de recurso de convênio apresentar também a Nota de Liquidação de Despesa (NLD) e os dados bancários do convênio;
• Cópia de documento que comprove o pagamento de eventuais multas às Companhias Aéreas, por ocasião de reemissão ou cancelamentos de passagens aéreas, conforme subitem 5.2.2 do Anexo III, se for o caso.

A Seção de Pequenos Serviços formalizará a solicitação do reembolso à CERRADO VIAGENS EIRELLI EPP, e aguardará o recebimento da Nota de Crédito com o saldo a ser reembolsado, o que ocorrerá em até 60 dias contados a partir da comunicação formal da DGA à empresa contratada.

Posteriormente, tomará as seguintes providências:

1. Despesas orçamentárias
   • Amortização com os valores devidos no processo de aquisição de passagens aéreas com recursos orçamentários da Unidade Reitoria.
   • Após a amortização, encaminhará o processo à DGA/Apoio Orçamentário para transferência do valor reembolsado ao CO da Unidade interessada.
2. Despesas de convênio
   • Solicitação de depósito na conta corrente do convênio.
   • Após o recebimento do comprovante de depósito, notificará no sistema "CDC – Controle de Depósitos e Comprovantes" o valor depositado;
   • Encaminhará o processo à Área de Finanças para providencias cabíveis.

Finalizados os procedimentos de amortização ou depósito, o processo retornará à Unidade solicitante para ciência do reembolso.