Controle Patrimonial

Importância do patrimoniamento de bens:

• Controle sobre a localização, uso e responsabilidade dos bens adquiridos para uso da instituição;
• Registro e contabilização do ativo patrimonial da instituição;
• Cobertura securitária pela Apólice de Riscos Nomeados da universidade (para bens em uso nos campi ou endereços institucionais);
• Controle de garantias;
• Cobertura de manutenção pelos órgãos técnicos da universidade ou, quando não atendido pelo escopo destes, possibilidade de contratação de serviço de manutenção externa;
• Controle do parque de equipamentos da unidade ou departamento (quando da submissão a projetos de pesquisa);
• Possibilidade de recolhimento de bens na unidade, quando obsoletos ou inservíveis, garantindo-se o reaproveitamento ou a destinação adequada dos mesmos, de acordo com o interesse público e normas vigentes.

Orientações às unidades e órgãos:

• Compradores:
  • Observar, nos processos de compra (processo capa-azul), que os bens patrimoniais devem ser classificados no elemento econômico 44-52 (equipamentos e material permanente). Essa classificação é necessária para que, após o recebimento físico (Almoxarifado), seja gerado movimento patrimonial para incorporação dos bens;
  • Reforçar junto a fornecedores a necessidade de constar a garantia dos bens no documento fiscal, sobretudo quando se tratar de equipamentos.
• Pesquisadores e executores de convênio/projeto:
  • Durante o recebimento ou instalação dos bens no laboratório/departamento/sala, atestar o recebimento do material no documento fiscal emitido pelo fornecedor (com assinatura e carimbo ou nome legível);
  • Fornecer uma cópia do documento fiscal ao Serviço de Patrimônio da unidade sempre quando da aquisição equipamentos e bens móveis;
  • Informar o Serviço de Patrimônio de sua unidade sempre que houver movimentações de bens sob sua responsabilidade;
  • No caso de saída de bens para uso fora dos campi ou para empréstimo a alunos, pesquisadores ou laboratórios de outras instituições, informar o Serviço de Patrimônio de sua unidade, para que sejam encaminhados os procedimentos de autorização de uso (obrigatório);
  • Quando houver necessidade de saída de bens ou equipamentos de valor agregado, atentar-se para a contratação de seguro específico.
• Serviços de Infraestrutura das unidades (Áreas de informática, audiovisual, oficinas de manutenção etc):
  • Sempre que ocorrer movimentação ou substituição de equipamentos e bens patrimoniais de usuários ou setores, informar ao Serviço de Patrimônio da unidade para atualização no sistema e procedimentos correlatos;
  • Quando houver construção ou reforma que resulte na entrega de bens patrimoniais (por exemplo: sistema de ar-condicionado, central de alarme e sistema de monitoramento, controles de acesso etc), informar o Serviço de Patrimônio da unidade para providências quanto ao patrimoniamento dos itens;
  • Quando da desativação de bens por ociosidade, obsolescência ou defeito, comunicar o Serviço de Patrimônio da unidade para providências quanto ao recolhimento dos bens ao depósito central, atestando ainda as condições desses itens (se possuem condições de uso ou se estão, de fato, sucatados). Essa informação é de suma importância para o reaproveitamento e a correta destinação desses bens;
  • Na expectativa de grande demanda de movimentação de bens (por exemplo: mudanças, reforma ou construção de áreas, substituição de mobiliários etc) comunicar previamente o Serviço de Patrimônio da unidade para que sejam tomadas providências quanto a obrigações patrimoniais (formalização de movimentações e de recolhimento de bens, quando necessário).

Orientações Gerais quanto à Movimentações de Bens:

• As movimentações de bens entre órgãos ou setores internos de uma mesma unidade podem ser formalizadas através de documentos ou sistemas próprios e diretamente registrados no sistema pelo Serviço de Patrimônio da unidade;
• As movimentações de bens entre Unidades da Unicamp devem ser formalizadas através do formulário de ‘Ocorrência de Bens Móveis’, assinado em duas vias pelo emitente (responsável pela Unidade de onde o bem está saindo) e recebedor (responsável pela Unidade onde o bem está sendo recebido), sendo posteriormente encaminhado à DGA/Controle Patrimonial para registro no sistema de patrimônio. As vias serão juntadas ao processo de movimentação de bens de cada uma das unidades envolvidas (Ofício Circular n° 27/2015);
• A saída de bens para uso por particular (docente, pesquisador, funcionário ou aluno) em atividades institucionais fora dos campi deve ser autorizada pelo Dirigente da unidade e formalizado através de ‘Termo de Autorização de Uso’. Após assinaturas, uma via do documento deve ser juntada ao processo de movimentação de bens da unidade e encaminhado à DGA/Controle Patrimonial para registro no sistema de patrimônio.