Em parceria com o SIARQ, DGA é uma das primeiras unidades da Unicamp a adotar o sistema
Na manhã e tarde do dia 03 de julho, os técnicos da DGA que utilizam o sistema de memorandos, participaram de um treinamento teórico para conhecerem o SIGAD (Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos), criado na unidade de Sistema de Arquivos da Universidade Estadual de Campinas (SIARQ). No final deste mesmo mês, um treinamento prático reunirá alguns representantes de cada área para que sejam “multiplicadores”, ou seja, auxiliem os demais a usar o SIGAD.
Na apresentação, Aline Rodrigues da Silva, do SIARQ, mostrou como criar um modelo de documento e editá-lo, instruiu como inserir cada informação, para que posteriormente o arquivo gerado já tivesse os elementos fixos planejados. Um grupo de ação, formado por cinco colaboradores de três diferentes áreas da DGA (Divisão de Informática, Controle de Documentação e Coordenadoria), foi instituído para cuidar da implantação do sistema SIGAD e auxiliar os colaboradores para utilizá-lo no dia a dia.
Claudenice Pintor, que faz parte desse grupo de ação, trabalha no Controle de Documentos e por isso tem um relacionamento frequente com o SIARQ. De acordo com ela, o SIGAD “é mais acessível, ele permite rastrear os documentos”, o que o sistema atual não consegue. A funcionalidade do SIGAD para demanda da DGA foi analisada e ponderada. “A gente primeiro fez os testes, tiramos as dúvidas e depois decidimos mostrar para o pessoal da DGA o sistema”, disse Claudenice. Além disso, outras duas características do SIGAD foram são importantes para que seja compatível com a demanda da DGA: o sistema opera tanto o trâmite de processos quanto possibilita a modelagem de documentos avulsos.
Haverá um próximo treinamento para colaboradores, os que trabalham expedientes, responsáveis pela saída aos documentos e protocolamento dos recebidos. A data ainda não está definida.
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