A Unicamp já vinha testando a implementação do processo digital em suas atividades com o intuito de otimizar os seus diversos processos administrativos. Acompanhando a realidade do trabalho remoto trazida pela pandemia do Coronavirus, a DGA, com o apoio do SIARQ, está atuando em um projeto que trata a transição do processo físico (capa azul) para o digital. São responsáveis pela iniciativa o Escritório de Planejamento e Projetos e a Divisão de Tecnologia e Inovação, que contam também com a contribuição das demais áreas de negócio da DGA.
Segundo Newton, do Escritório de Planejamento e Projetos, “a intenção é conduzir um piloto para cada processo, de modo a entendermos as dificuldades específicas e já pensarmos em possíveis soluções para elas”. Desse modo, facilitarão as ações em teletrabalho além de reduzir o retrabalho futuramente, uma vez que os documentos produzidos para os processos tradicionais precisarão ser juntados em algum momento.
Inicialmente o grupo tem trabalhado com as Dispensas de Licitação; o processo piloto está sendo constituído por arquivos digitais e digitalizados inseridos no Sigad. As assinaturas serão realizadas através de login e senha do SIAD para os documentos utilizados internamente (como a grade de preços, por ex.), e com o emprego do certificado digital, no caso de documentos destinados externamente, como a Nota de Empenho e a Autorização de Fornecimento. Pretende-se que todas as Dispensas nasçam nesse formato, independentemente de serem da DGA ou de outras Unidades.
Para isso, logo que o piloto for concluído haverá a implantação assistida, que será realizada em várias etapas até que todos os envolvidos no processo possam utilizar essa modalidade digital. Para auxiliar a execução, estão sendo produzidos guias para que os servidores possam consultar quando surgirem dúvidas e mesmo assim está sendo avaliada a realização de um treinamento do tipo EAD.