As viagens internacionais de caráter eventual ou transitório, realizadas por servidores docentes e não docentes e por alunos para atender a assuntos de interesse da Universidade, estarão sujeitas ao pagamento de ajuda de custo destinada à cobertura dos seguintes tipos de despesa:
● Despesas com passagem de ida e volta;
● Diárias para cobertura de despesas com alimentação, pousada e
deslocamentos;
● Despesas com taxas de inscrição, quando se tratar da participação em cursos ou eventos.
A aprovação de qualquer das despesas envolvidas na ajuda de custo é de competência do Ordenador do Centro Orçamentário (C.O.) por conta do qual serão alocados os recursos para a sua realização.
Tratando-se de viagem de servidor da Unicamp, será considerada sem
efeito a aprovação da ajuda de custo nos casos em que não se disponha de ato do Reitor ou de autoridade competente autorizando seu afastamento para a mesma viagem e período em questão.
Não será devido o pagamento de despesas que serão cobertas por outra entidade igualmente interessada no propósito da viagem.
A ajuda de custo para qualquer das despesas permitidas deverá ser
solicitada e aprovada previamente através do formulário eletrônico
“Aprovação Prévia de Despesas – Viagem Internacional”.
Deverão ser incluídas e aprovadas num único formulário todas as
despesas a serem pagas pela Unicamp, referentes a uma mesma viagem, que se refiram a taxa de inscrição, a passagem aérea e a diárias.
No formulário de solicitação e aprovação deverão ser incluídas
informações que evidenciem, além da finalidade da viagem, a relação
dessa finalidade com os interesses da Universidade, como segue:
● Se a finalidade da viagem for para atender propósitos
gerenciais/administrativos, no campo apropriado do formulário poderão ser incluídos os dizeres “ATIVIDADE ADMINISTRATIVA”, ou expressão análoga.
● Se a finalidade da viagem for a participação em congresso, seminário, simpósio, curso ou outros tipos de evento, no campo apropriado do formulário deverá constar descrição do quanto essa participação vem ao encontro do interesse institucional da Unicamp.
Na hipótese da viagem estar sendo totalmente ou parcialmente
subsidiada pela Escola de Educação Corporativa da Unicamp (EDUCORP), os valores desse subsídio deverão ser informados no campo apropriado do formulário.
O formulário de solicitação/aprovação deverá ser assinado pelo
interessado na viagem e pelo ordenador do CO por conta do qual as
despesas serão cobertas.
Nas viagens com recursos orçamentários de órgãos ligados à Reitoria, a aprovação será comprovada mediante assinatura do titular do órgão
responsável pela Conta Local envolvida.
Na hipótese das despesas da viagem estarem sendo bancadas com
recursos de mais de um C.O. ou mais de uma Conta Local da Reitoria,
deverá constar no formulário de aprovação os valores cabíveis a cada
uma dessas fontes de recurso e a assinatura dos responsáveis pelos C.O.’s ou Contas Locais envolvidos.
Nos casos em que as despesas previstas serão totalmente cobertas pela EDUCORP, deverá constar no formulário “Aprovação Prévia de Despesas – Viagem Internacional” a assinatura do Diretor da Unidade/Órgão.
Pagamento de Taxas de Inscrição
A taxa de inscrição em evento internacional será paga diretamente à
entidade responsável pela organização do evento, ou diretamente à
pessoa que participará do evento, mediante ressarcimento do pagamento que ela tenha efetuado através de cartão de crédito de sua titularidade.
Nota: Nos casos em que se tratar de inscrição cujo valor seja tratado
como auxílio financeiro a estudante (ver adiante Classificação das
Despesas), o montante correspondente à taxa de inscrição poderá ser
entregue diretamente ao aluno, cabendo-lhe a responsabilidade de
providenciar a própria inscrição.
O processo de pagamento à entidade organizadora do evento deverá ser encaminhado e protocolado na Diretoria de Finanças/DGA ao menos 5 (cinco) dias úteis antes da data de vencimento, e deverá ser instruído com os seguintes documentos:
● Cópia do formulário de “Aprovação prévia de Despesas – Viagem
internacional” evidenciando a autorização para pagamento da taxa de
inscrição, e devidamente preenchido e aprovado.
● Cópia da página do Diário Oficial em que consta a publicação da
autorização do afastamento, ou cópia do ato do Reitor ou da autoridade competente em que se autoriza o afastamento, quando se tratar de viagem de servidor da Universidade.
● Cópia do prospecto do curso ou evento a ser realizado.
As taxas de inscrições internacionais pagas através de cartão de crédito do interessado serão ressarcidas pela Universidade na data de
vencimento da respectiva fatura, e pelo valor em moeda nacional nele
constante.
Aquisição de Passagem Aérea
A requisição de passagem aérea deverá vir acompanhada dos seguintes documentos:
● Cópia do formulário de “Aprovação Prévia de Despesas – Viagem
internacional” evidenciando a autorização para pagamento de passagem aérea, e devidamente preenchido e aprovado.
● Cópia da página do Diário Oficial em que consta a publicação da
autorização do afastamento, ou cópia do ato do Reitor ou da autoridade competente em que se autoriza o afastamento, quando se tratar de viagem de servidor da Universidade.
Para aquisição da passagem aérea deverão ser seguidas as orientações específicas sobre o assunto, existentes no portal internet da DGA.
Pagamento de Diária
Nos casos em que as despesas de viagem forem custeadas com recursos de convênios, os critérios e limites das indenizações serão determinados pelo que for expressamente estabelecido a esse respeito pelo convênio em questão.
Nos casos em que as despesas de viagem forem custeadas com recursos orçamentários, ou com recursos de Convênios que não expressam critérios e limites de indenizações, o valor das diárias de servidores do quadro de serviço ativo da Unicamp será determinado pelo que estabelece a TABELA DE DIÁRIAS – VIAGEM INTERNACIONAL.
Nota: O servidor aposentado, o Professor ou Pesquisador Colaborador e o visitante procedente do exterior estarão sujeitos a procedimentos
diferenciados, previstos na Resolução GR – 32/2016, que trata
especificamente das despesas de viagem de Colaboradores Eventuais.
Consultar na página da DGA o Serviço “Pagamento de Ajuda de Custo a Colaboradores Eventuais e Prestação de Contas”.
O valor das diárias ou o valor fixo aprovado para a cobertura das despesas de hospedagem/alimentação/locomoção, será empenhado e pago ao interessado antes da realização de sua viagem.
Deverá ser requisitado ou aberto processo de pagamento em nome do interessado, que será encaminhado e protocolado na Diretoria Financeira e Contábil/DGA com a antecedência mínima de 5 (cinco) dias úteis em relação à data prevista para a viagem, com os seguintes documentos:
● Cópia do formulário de “Aprovação Prévia de Despesas – Viagem
internacional” evidenciando a autorização para pagamento das diárias, devidamente preenchido e aprovado.
● Cópia da página do Diário Oficial em que consta a publicação da
autorização do afastamento, ou cópia do ato do Reitor ou da autoridade competente em que se autoriza o afastamento, quando se tratar de viagem de servidor da Universidade.
● Cópia do prospecto do curso ou evento a ser realizado, quando se
tratar de viagem para participação em cursos, congressos, seminários e outros tipos de evento;
● Cópia do “Formulário de Solicitação de Auxílio para Participação em
Evento Científico” ou cópia do “Formulário para Solicitação de Cursos
Externos”, quando onerar recursos da EDUCORP.
Nota: A EDUCORP concede auxílio somente aos servidores técnicos e
administrativos.
Os valores em moeda estrangeira serão convertidos em moeda nacional com base na taxa cambial média do dia anterior ao do pagamento.
Nenhum servidor poderá receber, num mesmo mês, a título de diárias
decorrentes de viagens internacionais ou no país, importância superior a 50% de seu vencimento mensal, entendido como tal o somatório de seu salário referencial com as vantagens pecuniárias já incorporadas.
Os casos que ultrapassarem o limite de 50% do vencimento mensal
deverão ser objeto de justificativa em processo e submetidos à aprovação prévia do reitor.
Prestação de Contas da Viagem
É obrigatória a prestação de contas após o retorno da viagem, ainda que tenha corrido por conta da Unicamp só as despesas com taxa de inscrição ou só as despesas com passagem aérea ou só as despesas com diárias.
A apresentação da prestação de contas deve ocorrer dentro de no
máximo 10 (dez) dias úteis, contados da data do retorno da viagem.
A não apresentação da prestação de contas no prazo estabelecido
constituirá impedimento para a concessão de ajuda de custo ao
interessado para a realização de nova viagem.
A prestação de contas deverá ser formalizada através do formulário
eletrônico “Prestação de Contas – Viagem Internacional”.
O formulário de prestação de contas deverá ser assinado pelo viajante e submetido à ciência do diretor da Unidade/órgão em que o servidor
estiver alocado. Deverá conter em anexo os seguintes documentos:
● Canhotos de cartão de embarque aéreo ou comprovante obtido
quando da realização do check-in via internet.
● Documento que de alguma forma evidencie a participação no congresso, seminário, ou outro tipo de evento, quando for esse o caso.
● Comprovante de pagamento da taxa de inscrição, quando se tratar de evento em que a inscrição esteve a cargo do próprio aluno.
● Cópia do comprovante de depósito bancário e do formulário
eletrônico de comunicação do depósito na conta da Unicamp, emitido
através do Sistema CDC, quando for apurada devolução de valores.
Qualquer que seja o tipo de despesa envolvida na indenização concedida, o documento de prestação de contas da viagem e seus anexos deverão ser juntados ao processo de pagamento em nome do servidor ou aluno que realizou a viagem e o processo deverá ser encaminhado DGA/DFC para ciência e verificação.
Nos casos em que ocorrer a devolução de valores, o processo com a
prestação de contas deverá ser preliminarmente encaminhado à
DGA/DFC, para as devidas providências de anulação da Liquidação e do empenhamento.
A chefia imediata do servidor que efetuou a viagem é responsável por
assegurar que o formulário de prestação de contas seja apresentado pelo servidor em questão, submetido à ciência do Diretor da Unidade, juntado ao processo de pagamento com seus anexos e encaminhado à DGA/DFC.
Devolução de Valores
Deverão ser devolvidos à Unicamp os valores correspondentes a:
● Diárias recebidas sem que a viagem tenha sido realizada, ou recebidas a maior, em decorrência de estimativa de quantidade de dias de duração da viagem superior à quantidade de dias de duração efetiva.
● Multas aplicadas pela companhia aérea ou valores por ela não
devolvidos, na hipótese de alterações de data ou cancelamentos de
viagem por razões não justificáveis.
● Valor de taxa de inscrição internacional a cujo evento o interessado
deixou de comparecer, por razões não justificáveis.
A devolução de valores à Universidade deverá ser providenciada como
segue:
● Deverá ser efetuado depósito na Conta UNICAMP no 5000-8 - Agência 4203-X – Banco 001 – BANCO DO BRASIL, quando recurso orçamentário.
Se o recurso envolvido for de Convênio, o depósito deverá ser efetuado na conta do Convênio onerado.
● A realização do depósito deverá ser previamente comunicada à
DFC/DGA, através do formulário eletrônico do Sistema CDC – Controle de Depósitos e Comprovantes. DGA na internet.
● O comprovante de depósito bancário e cópia do CDC iden
ficado deverão ser juntados ao processo de pagamento do interessado, o qual deverá ser encaminhado à DFC/DGA.
A DFC/DGA providenciará a anulação da Nota de Liquidação de Despesa – NLD que for devida e:
● Encaminhará o processo à DFC/DGA para anulação da Nota de
Empenho – NE, quando se tratar de recurso orçamentário, ou
● Encaminhará o processo ao órgão responsável pela execução do
Convênio para anulação da NE, quando se tratar de recurso de Convênio.
Classificação das Despesas
Nota: Quando se tratar da viagem de aluno, com propósito diretamente relacionado ao desenvolvimento de seus estudos e de suas pesquisas de natureza cientifica, os valores que lhe forem pagos deverão ser classificados como auxílio financeiro a estudante, desde que tais pagamentos possam ser caracterizados como doação e desde que os resultados dessa viagem não representem vantagem econômica para a Unicamp, nem importem contraprestação por serviços prestados pelo aluno.
Taxas de Inscrição
Taxas de inscrição a serem pagas a alunos, na condição especificada em "Nota":
3318-03 – Auxílio Financeiro a Estudantes concedidos pelas Universidades Paulistas.
Taxas de inscrição a serem pagas à entidade responsável pela organização do evento:
3339-54 – Congressos, Seminários, Simpósios e Congêneres
3339-55 - Inscrições em Eventos Diversos
3339-61 - Contratação de Cursos para Servidor Público
Taxas de inscrição pagas através de cartão de crédito, a serem ressarcidas ao servidor:
3393-15 – Ajuda de Custo – Pessoal Civil
Passagem Aérea
3333-52 – Passagens Aéreas – Voos Internacionais
Despesas com Diárias
Diárias a serem pagas a alunos, na condição especificada em "Nota": 3318-03 – Auxílio Financeiro a Estudantes concedidos pelas Universidades Paulistas
Diárias a serem pagas a servidores, em viagem ao exterior:
3314-16 – Diárias no Exterior
