Nota Fiscal Eletrônica Estadual

A emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) pelo fornecedor é obrigatória em todas as entregas de materiais à Unicamp, não importando o Estado de origem do fornecedor ou a sua atividade econômica.

Na prestação de serviços para a Unicamp, ao invés da NF-e será obrigatória a apresentação da Nota Fiscal de Serviços, a qual será eletrônica ou não, dependendo da legislação do município envolvido (ver Nota Fiscal de Serviços Eletrônica).

A NF-e registra as operações relativas à circulação de mercadorias, as quais estão sujeitas à incidência do ICMS. São as notas fiscais emitidas por indústrias, distribuidores, supermercados, postos de gasolina, lojas, etc..

A Nota Fiscal eletrônica é um documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, que substitui as tradicionais notas fiscais impressas

A emissão da NF-e gera um arquivo digital elaborado no padrão XML (Extended Markup Language) que o fornecedor precisa enviar à Unicamp, ou disponibilizar para download, imediatamente após a emissão, antes mesmo da entrega do material, visando futura apresentação ao fisco, se necessário.

Ao efetuar as aquisições as Unidades/Órgãos deverão orientar os fornecedores para que enviem o arquivo XML para a Unicamp através do email admgeral@dga.unicamp.br.

A representação gráfica da NF-e é denominada “DANFE - Documento Auxiliar da NF-e”. O DANFE inclui todos os dados da NF-e emitida pelo fornecedor e sua apresentação é obrigatória no ato da entrega de materiais à Unicamp.

Dentro da Universidade, o DANFE faz as vezes da Nota Fiscal, ou seja, é o documento que serve de base para conferência do recebimento dos materiais que são entregues pelos fornecedores, e que deverá ser juntado ao processo, para posterior Liquidação da Despesa.

Antes de efetivar o recebimento dos materiais que estão sendo entregues, o órgão recebedor deve certificar-se de que o DANFE é autêntico, ou seja, deve certificar-se de que ele refere-se a uma NF-e de fato existente e de que os seus dados reproduzem fielmente as informações dessa NF-e. Essa verificação é de responsabilidade de todos os órgãos que efetuam recebimento de materiais, incluindo os responsáveis por Adiantamento/Suprimento.

Procedimentos para verificação da autenticidade do DANFE

A conferência do DANFE requer que se acesse o Portal da Nota Fiscal Eletrônica, mantido pelo governo federal, através do site http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/principal.aspx ou que se acesse o portal do da nota fiscal eletrônica mantido pelo governo do Estado de procedência do fornecedor.
No Estado de São Paulo o portal pode ser acessado através do endereço https://nfe.fazenda.sp.gov.br/ConsultaNFe/consulta/publica/ConsultarNFe.aspx
Em qualquer das alternativas será solicitada a digitação da chave de acesso que se encontra impresso no DANFE, mediante o qual serão trazidos em tela os dados da NF-e correspondente.

Com os dados em tela, o responsável pelo recebimento dos materiais deverá verificar:
a) Se existe Autorização de Uso para a NF-e a que se refere o DANFE;
b) Se os dados dos campos da NF-e trazidos em tela correspondem aos contidos no DANFE.

A simples juntada do DANFE no processo pressupõe que sua verificação tenha sido efetuada pela autoridade que atestou o recebimento dos materiais ou, quando for o caso, pelo responsável pelo Adiantamento/Suprimento, não sendo necessária a impressão e juntada de qualquer comprovante da consulta ou da própria NF-e.

Se na verificação for constatada qualquer irregularidade, o DANFE não poderá ser aceito como documento hábil para a formalização do recebimento dos materiais e a Diretoria de Finanças/DGA deverá ser imediatamente informada, para que, possa tomar a providências cabíveis junto ao Posto Fiscal.

O recebimento de materiais desacompanhados do respectivo DANFE ou acompanhados de DANFE com irregularidade estará sujeito às penalidades impostas pelo fisco (ver o documento Penalidades).

Qualquer rejeição de entrega de material poderá ser registrada no verso do próprio DANFE, destacando os motivos que levaram à rejeição (ver Ofício Circular DGA/Coordenadoria 15/2011).

Emissão da NF-e em regime de contingência

Na ocorrência de problemas técnicos, o fornecedor poderá emitir sua NF-e em um dos regimes de contingência, previstos na legislação. Essas contingências adotadas pelo fornecedor requerem providências posteriores por parte da Unicamp.

Hipóteses de contingência:

• SCAN ou SVC
  Diante de problemas técnicos nos sistemas de seu Estado, o fornecedor emitiu a NF-e através da Receita Federal.

  Nesse caso, o DANFE será normalmente apresentado à Unicamp e a consulta para verificação da existência da NF-e e de sua Autorização de Uso poderá ser realizada normalmente.

• DPEC
  O fornecedor emite o DANFE com base numa declaração prévia que transmitiu à Receita Federal, denominada DPEC.

  O DANFE será apresentado à Unicamp com a seguinte observação: "DANFE impresso em contingência – DPEC regularmente recebido pela Receita Federal do Brasil". Constará também o motivo da entrada em contingência, seguido da data e hora do início da contingência.

• FS-DA
  O fornecedor emite o DANFE em Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA).

  O DANFE será apresentado à Unicamp com a seguinte observação: “DANFE em contingência – Impresso em decorrência de prob lemas técnicos”. Constará também o motivo da entrada em contingência, seguido da data e hora do início da contingência.

Nos casos de DANFES recebidos em contingência do tipo DPEC e FS-DA, deverá ser observado o que segue:

1. O fornecedor terá 7 (sete) dias, contados da emissão do DANFE, para regularizar a situação e obter a Autorização de Uso.
2. O responsável pela recepção do material deverá atentar para esse tipo de situação e diariamente verificar se o documento já foi regularizado.
3. O processo contendo esse tipo de DANFE só poderá ser encaminhado para Liquidação de Despesa após ter sido constatada a existência da Autorização de Uso para a NF-e em questão, conforme descrito anteriormente.
4. Para regularizar o DANFE que foi emitido em contingência DPEC, o fornecedor poderá ter que emiti-lo novamente. Caso isso ocorra, o responsável pelo recebimento dos materiais deverá efetuar a verificação da existência da Autorização de Uso e assegurar de que foram mantidos o mesmo número de NF-e e demais dados do DANFE anterior.
5. Se dentro de 7 (sete) dias, contados do recebimento do referido DANFE, não puder ser confirmada a regular concessão da Autorização de Uso da respectiva NF-e, o órgão recebedor da material deverá comunicar o fato à Diretoria de Finanças/DGA, para que esta formalize comunicado ao Posto Fiscal da Secretaria da Fazenda.

Carta de Correção Eletrônica

Após a obtenção da Autorização de Uso da NF-e e durante um prazo estabelecido pela Secretaria da Fazenda, o fornecedor poderá sanar erros em campos específicos através da Carta de Correção Eletrônica – CC-e.

Não poderá ser utilizada a CC-e para sanar erros relacionados a:
- Variáveis consideradas no cálculo do valor do imposto, tais como valor da operação, base de cálculo ou alíquota;
- Dados cadastrais que impliquem em alteração na identidade ou no endereço do remetente ou do destinatário;
- Data de emissão da NF-e ou data de saída dos materiais;
- Número e série da NF-3.
(ver Instrução DGA Nº 76/11)

Análises de Casos

Transporte interestadual, intermunicipal e municipal

• Na prestação de serviço de transporte interestadual ou intermunicipal de pessoas por agência de viagem ou por transportador, executado em veículo próprio ou fretado, do tipo turismo ou fretamento por período determinado deve ser emitida a Nota Fiscal modelo 7, conforme RICMS SP, artigos 124 e 147, tendo em vista ser tributado pelo ICMS. A Nota Fiscal modelo 7 não foi substituída pela NF-e, que substituiu apenas os modelos 1 e 1-A.
• De forma análoga, no transporte rodoviário interestadual ou intermunicipal de carga, realizado por transportador, o documento fiscal a ser utilizado será o Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8, e não a NF-e
• Para serviços de transporte de natureza municipal, deve ser emitida a nota fiscal de serviço, que no município de Campinas é eletrônica. Portanto, se a empresa executar o serviço de transporte somente dentro do município deverá emitir nota fiscal de serviço municipal e o ISS será retido para município onde foi executado o serviço, independente da sede do prestador de serviço.

Serviço de manutenção e instalação incluído no preço do produto
Os serviços de manutenção e instalação, quando incluídos no preço do produto adquirido, são base de cálculo do ICMS. Portanto, o documento fiscal utilizado será a NF-e de responsabilidade do Estado e não a Nota Fiscal de Serviços do Município.

Nota Fiscal Complementar
A Nota Fiscal Complementar é uma NF-e ou uma NFS-e emitida para complementar o valor de outra que foi emitida anteriormente com preço ou quantidade a menor ( ver Instrução DGA Nº 76/2011).

Situações em que o fornecedor está desobrigado da apresentação da NFe
Nos casos em que o fornecedor da Unicamp efetuou a venda fora de seu estabelecimento. Ex.: venda de oxigênio para manter cheio o reservatório (cilindro).
Quando o fornecedor é Microempreendedor Individual - MEI, de que trata o artigo 18-A da Lei Complementar federal 123/2006.
Nos casos em que é legalmente admitido o Cupom Fiscal, qual seja, o de fornecimento para consumidor final e para não contribuinte (que é o caso da Unicamp), para consumo de até R$ 10.000,00 (dez mil reais), que seja realizado no próprio estabelecimento do fornecedor, ou para materiais retirados pelo comprador, com trâmite apenas dentro do Estado de são Paulo. O CNPJ da Unicamp deverá necessariamente constar no Cupom Fiscal.

Troca de materiais
Tendo em vista que a Universidade não é contribuinte do ICMS e, portanto, não emite nota fiscal, a documentação do trânsito de material até o fornecedor, por motivo de troca, deve ser feita através de uma declaração de simples remessa, datada e assinada, informando o motivo da remessa (para troca) e os dados principais da nota fiscal de origem, tais como: fornecedor, nº da Nota Fiscal, descrição do item, quantidade e valor. Pode ser utilizado como norteador dessa declaração o modelo de Declaração de Devolução, anexo ao Ofício Circular DGA/Coordenadoria número 15/2011.

O fornecedor, por sua vez, ao enviar o novo produto, emitirá uma NF-e mencionando em dados adicionais tratar-se de mercadoria enviada em substituição a produto devolvido para troca.

Preenchimento do campo de inscrição estadual do destinatário
Como a Unicamp não é contribuinte do ICMS, o fornecedor deverá ser orientado a deixar em branco esse campo da NF-e.

Preenchimento da data de saída na NF-e
O preenchimento da data de saída dos materiais no DANFE não é obrigatória por parte do fornecedor. Por outro lado, essa informação não pode ser colocada no DANFE à mão ou com carimbo, já que esse documento deve reproduzir exatamente os dados que constam na NF-e autorizada pelo fisco. Tampouco poderá ser utilizada Carta de Correção para incluir ou alterar data de saída.

Número de vias do DANFE
O fornecedor não tem obrigação de emitir o DANFE em mais que uma via. Contudo, se o fizer, nas vias adicionais deverá constar que se trata de cópia adicional.